Wie sich die Beschleunigung der Prozesse in der Eingangsrechnungsverarbeitung mit einer Steigerung der Arbeitsqualität vereinbaren lässt.
Die digitale Rechnungsprüfung iflow bietet zahlreiche Vorteile, die über eine Vereinfachung von Prozessen zu mehr Effizienz und zur Steigerung der Arbeitsqualität in verschiedenen Organisationen führen können.
- Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz digitaler Tools zur Rechnungsprüfung können Prozesse beschleunigt werden. Das reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren.
- Fehlerreduktion: Das automatisierte Rechnungsprüfungssysteme iflow ist weniger fehleranfällig als manuelle Prozesse. Dies führt zu weniger Fehlern bei der Dateneingabe und -verarbeitung, was die Genauigkeit der Verarbeitung verbessert.
- Echtzeitüberwachung: iflow ermöglicht es, Transaktionen in Echtzeit zu überwachen. Dies erleichtert die Identifizierung von Unregelmäßigkeiten (z.B. Rechnungsduplikate, abweichende Kontoverbindungen) und ermöglicht sofortiges Handeln.
- Automatisierte Regelwerke: Vordefinierte Regelwerken erkennen potenzielle Abweichungen von den gesetzlichen Vorschriften. Dies unterstützt die Einhaltung von Vorschriften.
- Verbesserte Dokumentenverwaltung: iflow bietet eine effiziente Möglichkeit, Rechnungen und verwandte Dokumente zu speichern und zu organisieren. Dies macht es einfacher, auf benötigte Informationen zuzugreifen.
- Schnellere Genehmigungsprozesse: Die Parallelisierung von Genehmigungsprozessen beschleunigt den Rechnungsprüfungsprozess. Mitarbeiter können Rechnungen digital genehmigen, ohne physische Dokumente durch mehrere Abteilungen zu transportieren.
- Bessere Datenanalyse: myilfow ermöglicht die Sammlung und Analyse von Daten. Dieses kann dazu beitragen, Trends und Muster zu identifizieren, die zur Optimierung von Geschäftsprozessen beitragen.
- Reduzierung von Papierkram: Durch den Übergang zur digitalen Rechnungsprüfung können Unternehmen den Verbrauch von Papier und die damit verbundenen Kosten erheblich reduzieren.
- Zeit- und Kosteneinsparungen: Die Automatisierung der Rechnungsprüfungsprozesse führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen. Dies kann die Rentabilität des Unternehmens steigern.
- Bessere Berichterstattung und Transparenz: iflow ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung von Rechnungsprüfungsaktivitäten. Dies trägt zur verbesserten Transparenz und Berichterstattung bei, was für die Geschäftsführung und externe Stakeholder von großem Vorteil ist.
Mittels durchdachter Digitalisierung und Automatisierung lassen sich repetitive Aufgaben automatisieren um damit mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zu gewinnen.
Die Zukunft der Rechnungsprüfung: Vorteile der Digitalisierung
Die Vorteile der Digitalisierung mittels iflow
In einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt sind Unternehmen stets auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Die digitale Transformation hat nahezu jede Branche erfasst und verändert, wie Geschäfte abgewickelt werden. Eine dieser Veränderungen betrifft die Rechnungsprüfung, die heute immer häufiger digitalisiert wird. In diesem Artikel werfen wir einen genauen Blick auf die Vorteile einer digitalen Rechnungsprüfung und warum sie die Zukunft des Finanzwesens gestaltet.
1. Schnelligkeit und Effizienz
Einer der offensichtlichsten Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung ist die erhebliche Steigerung der Geschwindigkeit und Effizienz des Prozesses. Früher war die manuelle Prüfung von Papierrechnungen zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit digitalen Lösungen können Rechnungen in Sekundenschnelle erfasst und in elektronische Systeme eingespeist werden. Dies reduziert den Arbeitsaufwand erheblich und ermöglicht es Finanzteams, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren.
2. Reduzierung von Fehlern
Die manuelle Dateneingabe birgt immer das Risiko von Fehlern. Ein Tippfehler oder eine falsche Zahleninterpretation kann zu erheblichen finanziellen Unregelmäßigkeiten führen. Digitale Rechnungsprüfungssysteme minimieren dieses Risiko, da sie Daten automatisch aus den Rechnungen extrahieren und auf Richtigkeit überprüfen können. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich.
3. Kostenersparnis
Die Implementierung einer digitalen Rechnungsprüfungslösung kann zwar anfangs mit Kosten verbunden sein, aber auf lange Sicht führt sie zu erheblichen Kosteneinsparungen. Der Wegfall von Papier, Druckern und manueller Arbeitszeit senkt die Betriebskosten erheblich. Darüber hinaus können Unternehmen durch die schnellere Bearbeitung von Rechnungen von Skontoangeboten profitieren und so zusätzliche Einsparungen erzielen.
4. Umweltfreundlichkeit
Die Digitalisierung der Rechnungsprüfung ist nicht nur wirtschaftlich, sondern auch umweltfreundlich. Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Abfall und einen geringeren ökologischen Fußabdruck. Unternehmen können ihr Engagement für Nachhaltigkeit und Umweltschutz unterstreichen, indem sie auf digitale Prozesse umstellen.
5. Bessere Datenanalyse
Digitale Rechnungsprüfungssysteme erzeugen umfangreiche Datensätze, die für Analysen genutzt werden können. Diese Daten bieten wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und finanzielle Trends. Unternehmen können diese Informationen nutzen, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und ihre Finanzstrategie zu optimieren.
6. Verbesserte Compliance
Die Einhaltung von Vorschriften und Steuergesetzen ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Digitale Rechnungsprüfungssysteme bieten Funktionen zur automatischen Überwachung und Sicherstellung der Compliance. Dies reduziert das Risiko von Bußgeldern und Strafen erheblich.
Fazit
Die digitale Rechnungsprüfung ist nicht nur ein Trend, sondern eine notwendige Entwicklung in der heutigen Geschäftswelt. Die oben genannten Vorteile, von der gesteigerten Effizienz bis zur besseren Datenanalyse, zeigen deutlich, warum Unternehmen diese Technologie in Betracht ziehen sollten. Durch die Digitalisierung der Rechnungsprüfung können Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch ihre Geschäftsprozesse optimieren und sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: das Wachstum und die Zukunft ihres Unternehmens.
Automatisierte Abrufe von Rechnungen aus Online-Portalen
Automatisierte Bearbeitung von Amazon-Rechnungen mit Iflow und GetMyInvoices
Für viele Unternehmen sind Amazon-Rechnungen vom Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken.
Finanzteams müssen unzählige Rechnungen auf dem Amazon-Marketplace-Konto manuell suchen, ggf. anfordern, herunterladen und zur weiteren Bearbeitung weiterleiten.
Dieser traditionelle Prozess kostet jedoch zusätzlich Zeit und bindet Personal.
Ist die Rechnung nicht da, muss diese erneut angefordert werden. Dieses ist mit unnötigen Wartezeiten verbunden.
Die ständig zunehmende Digitalisierung und Automatisierung der Arbeitsprozesse bietet Möglichkeiten, um Amazon-Rechnungen durchgängig digital und effizient zu verarbeiten.
Was ist GetMyInvoices
und welche Vorteile bietet es? Wie arbeiten Iflow und GetMyInvoices zusammen und wie können Sie davon profitieren?
Dieser Artikel liefert Ihnen Antworten auf diese Fragen.
Was ist GetMyInvoices?
GetMyInvoices ist eine cloudbasierte Software, die es Unternehmen ermöglicht, Rechnungen einfache und automatisiert aus verschiedenen Portalen abzurufen und zu organisieren.
So ist der automatische Abruf und die weitere Organisation von Rechnungen aus über 10.000 Quellen und Online-Portalen eine der Kernfunktionen.
GetMyInvoices kann in mehrfacher Hinsicht vorteilhaft für Ihr Unternehmen sein:
- Sie müssen nicht mehr manuell nach Online-Rechnungen suchen und sie aus Portalen herunterladen. Stattdessen werden Ihre Rechnungen automatisch über GetMyInvoices in ihr iflow importiert
- Sie müssen sich nicht mehr immer wieder in Ihrem Amazon-Marketplace- oder GoogleAdd-Konto einloggen oder Rechnungen aus Ihrem E-Mail-Postfach zusammensuchen. GetMyInvoices und iflow übernehmen diese Aufgabe für Sie.
- Jede neue Rechnung wird automatisch verzögerungsfrei an ihr iflow gesandt
Wie arbeiten Iflow und GetMyInvoices zusammen und welche Vorteile entstehen für Sie dadurch?
Nachdem die Rechnungen durch GetMyInvoices heruntergeladen wurden, werden sie automatisch an Iflow weitergeleitet. Ab hier übernimmt die KI-unterstützte Rechnungsverarbeitungs-Software für Sie. Die Kombination aus den beiden Systemen bietet Ihnen u.a viele Vorteile:
- Zeit sparen: Rechnungen müssen nicht mehr manuell von Ihrem Amazon-Account oder anderen Online-Portalen in Ihr GetMyInvoices-Konto übertragen werden. Das geschieht vollkommen automatisch.
- Automatische Rechnungsanforderung: Sie müssen sich nicht mehr immer wieder in Ihrem Amazon-Konto einloggen, Rechnungen anfordern und herunterladen. GetMyInvoices übernimmt diesen ganzen Prozess für Sie und leitet die Rechnungen zur Prüfung, Genehmigung und Freigabe an Iflow weiter.
- Weniger Fehler: Die OCR-Technologie liest die Daten aus gescannten oder digitalen Rechnungen zuverlässig und präzis aus. So müssen Sie sich keine Gedanken mehr über händische Fehler machen.
- Flexibilität: Sie können auf Ihre Rechnungen vor Ort oder mobil zugreifen, bearbeiten und freigeben. Das entlastet Ihr Personal und verbessert Ihren Work-Flow.
- Kontrolle: Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, Skonti und andere Vergünstigungen nicht mehr zu verpassen. Über das intuitive und leicht bedienbare Dashboard von Iflow haben Sie eine Übersicht über alle Fristen sowie anstehende Aufgaben.
Iflow und GetMyInvoices ergänzen sich und digitalisieren Ihren Workflow. GetMyInvoices kann Ihre Rechnungen u.a. aus dem Amazon-Marketplace automatisch abrufen, herunterladen und in Ihr Iflow weiterleiten. Sie müssen keine Zeit mehr verschwenden und jedes Mal sich in Ihren Online-Konten einloggen, um Ihre Rechnungen anzufordern. Auch diese Aufgabe kann GetMyInvoices übernehmen. Nachdem die Rechnung in Iflow übertragen, wird sie dank zuverlässiger und präziser OCR- und KI-Technologie ausgelesen und in den Prüfungsworflow übergeben. Die Freigabe erfolgt rein digital, ortsunabhängig, schnell und dokumentiert.
Sind Sie neugierig geworden und wollen mehr darüber erfahren, wie Sie Ihr gesamtes Rechnungsmanagement verbessern können. Hier finden Sie heraus, wie Iflow Ihre Rechnungsverarbeitung auf das nächste Level bringt.
Rechnungsprüfung – Hierauf sollten Sie bei der Kontrolle von Eingangsrechnungen achten.
Unternehmen sind nur zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn die zugrunde liegenden Rechnungen alle vom Gesetzgeber geforderten Pflichtangaben aufweisen. Welche dieser Angaben sind vom Gesetzgeber wo definiert? Gelten diese Regelungen ausnahmslos und was sind die Folgen, wenn ein Beleg nicht alle Pflichtangaben enthält?
Diese sind im § 14 Abs. 4 UStG definiert, jedoch gilt eine vereinfachte Regelung für Rechnungen, mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 €. Dieses ist im § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt und dient der Reduzierung des Bürokratieaufwandes für o.g. Kleinstrechnungen. Hierzu finden Sie nachstehend eine Übersicht dieser Vorgaben.
Sollte im Rahmen einer eventuellen Steuerprüfung auffallen, dass eine Rechnung nicht alle notwendigen Angeben enthält, ist die zu Unrecht abgezogene Vorsteuer zurückzuzahlen.
Pflichtangaben für Rechnungen über 250 € nach § 14 UStG:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Bei Rechnungssteller fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer zur Identifikation
- Menge, Art und Umfang der gelieferten Gegenstände bzw. Dienstleistungen
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung oder Vereinnahmung des (Teil-)Entgelts
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und -befreiungen
- Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (z. B. Rabatte)
- Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
Angabe „Gutschrift“ bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger
Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge/Umfang und Art der gelieferten Gegenstände/Dienstleistungen
- Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
- Brutto-Gesamtsumme (Entgelt inkl. Umsatzsteuer) oder in Summen nach Steuersätzen aufgeteilt
Gerne unterstützen wir Sie bei den Überlegungen, wie Sie die Prozesse im Rechnungseingang und der Rechnungsbearbeitung durch Digitalisierung effizienter gestalten können.
Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Wozu wird ein Audit-Trail benötigt
Im iflow zeigt der Audit-Trail alle relevanten Informationen bzgl. der Verarbeitung des jeweiligen Dokuments mit Zeitstempel und Bearbeiter und bildet damit den vollst. Lebenslauf des Belegs ab.
Vom Belegeingang über die Verarbeitung, Prüfung und Freigabe bis zur Buchung ist zu jederzeit nachvollziehbar wer wann welchen Bearbeitungsschritt durchgeführt hat.
Diese vollständige Dokumentation, deren Einträge nicht löschbar sind , ist damit ein wesentlicher Bestandteil zum revisionssicheren Betrieb des iflows.
Der Audit-Trail lässt sich bequem und einfach in der Rechnungsansicht über die Schaltfläche „Verlauf“ anzeigen und exportieren.
Der Beleg-Chat: Rechnungsklärung – einfach, schnell und nachvollziehbar
iflow bietet dafür die Funktion des „Belegchats“, der es ermöglicht einen belegbezogenen Chat zu eröffnen. Dieser kann einerseits genutzt werden um Klärungen zwischen Abteilungen und andererseits Inhalte oder Ergebnisse zu kommentieren. Auf diese Weise ist eine Abstimmung innerhalb einer Fachabteilung oder zwischen Fachabteilung und Finanzbuchhaltung schnell und transparent abgewickelt sowie der Verlauf nachvollziehbar dokumentiert.
Im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung treten immer wieder zu klärende Sachverhalte auf. Nicht nur die Klärung an sich sondern auch eine geeignete Dokumentation des Ergebnisses oder besser noch des Verlaufes bindet im Unternehmen wichtige und häufig knappe Kapazitäten. Um so wichtiger ist es diesen Prozess, der in fast allen Unternehmen eher die Regel als die Ausnahme ist, optimal zu unterstützen.
Rechnungen und Lieferscheine – fast Zwillinge
Lieferscheine sind noch häufig das Bindeglied zwischen Wareneingang und Verbuchung.
Gerade in sehr arbeitsteilig orientierten Unternehmen sind Stempel und handschriftliche Kennzeichnungen auf Lieferscheinen elementare Hinweise ob die Lieferung ohne Beanstandung in der Material- & Finanzbuchhaltung gebucht werden kann oder nicht.
In iflow lassen sich daher die zu einer Eingangsrechnung passenden, in iflow archivierten, Lieferbelege schnell zur Anzeige bringen. Alles damit mehr Zeit für Wichtiges bliebt.
Rechnungen und Verträge – ein starkes Team
Verursachen gerade die Kleinigkeiten im Tagesgeschäft ein nicht zu unterschätzendes Maß an Aufwand. Basiert eine Eingangsrechnung auf einer vertraglichen Vereinbarung, sollte diese zur Prüfung in „Griffweite“ zur Rechnung sein. Daher verwaltet iflow neben Eingangsrechnungen zusätzlich eingehende Lieferscheine und Verträge. So lassen sich Verträge nicht nur komfortabel recherchieren sondern darüber hinaus u.a. bzgl. Laufzeiten und Kündigungsfristen beauskunften.
Wie sich die Rechnungsprüfung selbst bezahlt macht
Die meisten Unternehmen realisieren nach einer Studie (Ardent Partners, 2020) weniger als 27 % des Skontoangebotes.
iflow unterstützt mit der digitalen Verarbeitung der Eingangsrechnungen u.a. den Prozess der Rechnungsprüfung, signalisiert nahende Beleg-Fälligkeiten sowie möglichen „Skontoverlust“ und versendet drüber hinaus individuelle Statusinformationen per Mail.
Urlaubsvertretungen sind mit dem Setup bereits definiert und im System nicht eingerichtete Rechnungsfreigeber können situativ aus dem iflow konsultiert werden.
Diese uns noch weitere clevere Ideen unterstützen mehr Skonto zu realisieren als eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung kostet und sich damit selbst finanziert.
Häufig gestellte Fragen
Welche Mehrwerte bietet die digitale Rechnungsverarbeitung mit iflow?
Sparen von Zeit und Aufwand
Nach einer Studie von APQC aus 2019 beträgt die Durchlaufzeit der Rechnungsverarbeitung 15 Tage. Dieses liegt vor allem an der mangelnden Digitalisierung, der Verarbeitungsprozesse und der geringen Systemunterstützung in der Rechnungsprüfung selbst.
Mit iflow digitalisieren und automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung. Rechnungsinformationen werden über intelligente Mechanismen ausgelesen und in definierte Prüfpozesse übergeben. Hierbei ist die Parallelisierung der Prüfung der „Turbo“ in der Verarbeitung. Clevere Mechanismen zur Urlaubsvertretung und die Konsultation von „ad-hoc“-Prüfern, die situativ hinzugezogen werden können reduzieren die Durchlaufzeit einer Rechnung auf das Mindeste.
Sichern von Skonto
Schnelle Recherche durch Digitale Archivierung
Nachvollziehbarkeit – Audit ohne Aufwand
Über welche Kanäle werden Rechnungen in iflow importiert?
Neben dem manuellen Upload von Dokumenten, können diese auch automatisch aus eingehenden E-Mails extrahiert oder mittels GetMyInvoices oder Invoicefetcher® aus verschiedensten Portalen, u.a. Amazon, abgerufen und automatisch in iflow importiert werden.
Wie funktioniert das automatisierte Auslesen von Rechnungsinformationen?
Dank modernster Texterkennung und intelligenter Verfahren, liest iflow relevante Rechnungsdaten zur Vorkontierung aus, um manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren.
Wie erfolgt die Rechnungsprüfung und Freigabe?
Durch intelligent einzustellende Verteiler werden auch komplexe Prüfszenarien einfach abgebildet. Urlaubsvertretungen, paralleles Prüfen, Konsultieren „externer Adhoc-Prüfer“, optionale separate Zahlungsfreigabe und Erinnerungs-Mails inklusive.
Jede Prüfung und Freigabe kann zu jeder Zeit und an jedem Ort erfolgen. Selbstverständlich auch auf mobilen Endgeräten.
Welche Schnittstellen existieren im Standard?
Sämtliche Belegdaten werden einfach und per Schnittstellen an DATEV oder Dynamics 365 Business Central exportiert. Abhängig von der Schnittstelle auch inkl. Belegbilder und Prüfverlauf.
Wie lange dauert die Inbetriebnahme?
Je nach gewünschten Umfang und Anbindung an bestehender Systeme liegt die Zeit bis zur „schlüsselfertigen Inbetriebnahme“ im Bereich von einer geringen Anzahl an Stunden bis zu wenigen Tagen bei komplexeren Anforderungen.